سياسة حماية السجلات الطبية والمعلومات من الضياع و التلف و العبث والاستخدام أو الاطلاع  الغير مصرح به

السياسة: حماية السجلات الطبية والمعلومات من الضياع و التلف و العبث والاستخدام الغير مصرح به

 الغرض: ضمان الحفاظ على الملف الطبي من التعرض للفقدان أو التلف وضمان حفظ المعلومات الطبية الخاصة بالمريض لإمكانية استرجاعها عند الحاجة إليها .

الإجراءات:

غرفة حفظ السجلات الطبية  بالمستشفى تحقق المواصفات الآتية :

·       التهوية كافية .

·       الإضاءة كافية .

·       حماية ضد الحرائق .

·       أرفف حفظ سليمة .

·       مكاتب للعاملين  .

·       لا يسمح بالدخول لمكان حفظ الملفات لغير الأشخاص المصرح لهم (موظفين شئون المرضى فقط) .

·       يقوم مسئول مكتب السجلات الطبية بحفظ السجلات الطبية الخاصة بالمريض على الرف بترتيب الشهر لكل قسم.

·       يقوم مسئول مكتب السجلات الطبية بإصلاح كافة السجلات ذات الأوراق السائبة أو الأغلفة الممزقة فورا قبل تعرض المعلومات الهامة المدونة بها لمزيد من الفقدان أو التلف.

·       يقوم مسئول مكتب السجلات الطبية بحفظ كافة التقارير المتعلقة بالتشخيص والفحوص وخلافه مثل تقارير طبية أو نتائج المعمل... الخ، في الملف الطبي ما عدا الأشعة تحفظ في قسم الأشعة .

·       يوجد سجل لقيد الطلبات في مكان حفظ الملفات يشمل الملفات المستعارة والشخص المستعير للملف من الأشخاص المصرح لهم بالاطلاع على الملف .

·       تقع مسئولية المحافظة على نظافة المكان وحسن ترتيب الملفات على الأرفف على كتبة السجلات الطبية المكلفين بالعمل في مكان حفظ الملفات. 

المسئول : مكتب السجلات الطبية         

سياسة التخلص من الملفات الطبية ومدة حفظ السجلات والملفات

 الغرض: التخلص من الملفات الطبية بالطرق القانونية و توضيح المدة القانونية لحفظ السجلات والملفات .

السياسة:

·       التخلص من السجلات فى المدة المحددة طبقا للوائح والقوانين.

·       التخلص من السجلات كلية للحيلولة دون الاطلاع عليها من قبل أي شخص أو استخراج نسخ مطابقة منها.

·       لا يجوز التخلص من السجلات إلا بناء على أمر إداري يصدر من مدير عام المستشفى.

الإجراءات:

·       يجوز التخلص من السجلات الطبية غير النشطة بعد انقضاء فترة زمنية معينة تتحدد من خلال الإرشادات التوجيهية لوزارة الصحة.

·       يجب تسجيل السجلات التي يتقرر التخلص منها وفقا لاسم المريض ورقم الملف الطبي وآخر تاريخ للنشاط.

·       يجب التخلص من السجلات كلية للحيلولة دون الإطلاع عليها من قبل أي شخص أو استخراج نسخ مطابقة منها.

·       يقوم مسئول السجلات الطبية وكاتب في أول شهر ديسمبر من كل عام بمراجعة السجلات الطبية لاستخراج ما انقضت عنه المدد المقررة لحفظه و يستحق الاستغناء عنه نهائيا" طبقا" للسياسات الاسترشادية لموقع وزارة الصحة المصرية.

·       يقوم مسئول السجلات الطبية بالاحتفاظ بكافة السجلات ذات الصلة بالدعاوى القضائية أو التحقيقات الأخرى ذات الطبيعة السرية أو الخطيرة و عدم التخلص منها  إلا بعد الانتهاء من الدعاوي القضائية .

·       يقوم مسئول السجلات الطبية في أول شهر يناير من كل عام بفحص المستندات المستغنى عنها وبعد التأكد من صحة الاستغناء عنه تعبأ في أكياس بواسطة عمال القسم لتسليمها لمديرية الشئون الصحية  للتخلص منها طبقا" للائحة المحفوظات ".

·       وفيما يلي الجدول الزمني للاحتفاظ بالملفات والسجلات الطبية .

المسئول

·       قسم السجلات الطبية

المراجع

·       دليل السجلات الطبية لوزارة الصحة

·       السياسات الاسترشادية لموقع وزارة الصحة المصرية.