**مفهوم الاجتماع:

 

هو التقاء عدد من الأفراد، في مكان ما أو في عدة أمكنة، وفي وقت محدد، لمناقشة موضوع أو موضوعات معينة، من أجل تحقيق هدف أو أهداف محددة.

**تعريف أدارة الاجتماعات: 

•         هو  تبادل  للمعلومات  والأفكار  بين  شخصين  أو أكثر  لهم  أدوار  فاعلة  وذلك  لانجاز  نتائج  محددة  .

**أهمية  الاجتماعات:

1.     تقدم  معلومات  مهمة  للقائمين  بالأعمال  .

2.     تعطي  الفرصة  لهؤلاء  الأشخاص  للتعبير  عن  آرائهم  .

3.     يمكن  من  خلالها  استكشاف  وتقييم  الأفكار  ومعرفة  الخبرات  .

4.     يتم  الوصول  إلى  اتفاق  إجماعي.

5.     القرارات  المتخذة  من  خلال  الاجتماعات  أكثر  شرعية  من  الفردية  .

6.     الاجتماع  يخلق  جواً  من  الالتزام  بحيث  يأخذ  كل  فرد  على  عاتقه  مهمة  تنفيذ  مااتفق  عليه .

7.     الاجتماعات  الفعّالة  تقلل  من  الأعمال  الورقية  وتقفز  على  الروتين.

**العوائق السبعة للاجتماعات:

- عـدم تـوفـر التـمـويـل اللازم.

- عدم تـوفر الإمكانات الماديـة.

- عدم توفر المعلومـات اللازمة.

- غياب أهـل الخبرة في موضوع الاجتـمـاع.

- عدم وجـود الوقت الكافي لعقد  الاجتماع.

- عـدم رغبـة المسؤول في عقد الاجتماع.

- عدم رغبة الأعضاء في حضور الاجتماع.

**مراحل الاجتماع :

**المرحلة الأولى: ما قبل الاجتماع

- قرر فيم إذا كان الاجتماع ضرورياً.
*هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من

     خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات.

- حدد أهداف الاجتماع:
- ما تنوي تحقيقه من الاجتماع.
 -القرارات التي يجب اتخاذها.
 -الخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها.

-         3--أعد جدول الأعمال:
- ادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع.

 -  حاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي

      يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول

      والعمق الكافي.

•         رتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً.

•         اجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد.

•         حدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.

- اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال وحدد النقاط المهمة .

- وزع مقدماً، جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.

2- أثناء الاجتماع :

- ابـدأ الجـلسة في  الـموعد  المحدد.

- افتتح الاجتماع بحمد الله والثناء عليه والصلاة والسلام على رسوله،

- رحِّب بالحضور، وخاصة بالجدد، وأشعرهم أنهم مرغوب فيهم ومُرحَّبٌ بهم.

- كافء الذيـن حضروا في الوقـت المحدد ، ولو بكلمة جميلة.

- استعرض جدول الأعمال ، وقم بإقراره من  قبل الأعضاء.

- تابـع قـرارات المحضـر السابـق.

- اشــرح  أهـداف  الاجــتــمـاع.

- اشرح الصلاحيات المتاحة لكلٍّ من الرئيس والأعضاء.

- اتفق مع الأعضاء على طريقة إدارة الاجتماع، وعلى الإجراءات التي ستتبع فيه (مثل : كم الوقت المحدد لكل بند، هل يتم التصويت أم يُكتفى بالتوجيهات، كم شخص لكل بند، كيف نقفل النقاش، ..)

- امنـع المقاطعـات ( الهاتـف، الزيارات، .. إ

- ذكِّر بأهمة الوقت وحسن اسـتـثماره.

-لخص ما استمعت إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.

-التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.

-عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع، لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها.

-لخص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها، حدد من الذي يتخذها، والوقت الكافي لإنجازها.

- حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه.

**بعد الاجتماع:

-  أعد محضر الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا، يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل دقيق لما دار في الاجتماع، وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع وتحديد إسنادات العمل وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات والمواعيد النهائية لإنجازها. كذلك سجل الموعد والزمن الذي تم تحديده لعقد الاجتماع القادم.

 -  تابع وارصد ما تم إنجازه من أعمال

**نهاية الاجتماع  والتوصيات:

•         تأكد من دقة المحضر.

•         تأكد من جودة القرارات ( جهة التنفيذ، المواعيد، جهة المتابعة، التـكـلـفة،..إلـخ).

•         ذكِّـــر بالأهـــــداف.

•         لخِّص ما حقـقه الاجتـمـاع من نتـائج.

•         اشكر على التفاعل والمشاركة وحسن  الإصغاء.

•         حدِّد موعد ومكان وهدف الاجتـماع القـادم.

•         حدِّد مـوعد حصـولهم على المحضر وملحـقاته.

•         تـأكَّـد مـن مـعرفة كل شخص ما كُلف به.

•         نظِّـف طاولة الاجتماع ولا تترك أوراقاً خلفك.

•         قـيِّــم  الاجــــتـــمــاع.

•         تـابـع تـطـبـيــق الـقـرارات.

•         أصلح ما أفسده الاجتماع من علاقات.

**مرحلة توثيق الاجتماع :

•         تم توثيق الاجتماع على دفتر أمانة السر (محضر الاجتماعات) ويتولى هذه المهمة أمين السر أو السكرتير المكلف ويجب أن يحتوي المحضر على ما يلي :
o رقم الاجتماع المتسلسل
o مكان الاجتماع وتاريخ الاجتماع (يوم وتاريخ وساعة )
o اسماء الحضور
o اسماء الغياب وسبب الغياب (بعذر أو بدون عذر )
o أهم النقاشات حول المواضيع المطروحة
o القرارات ألصادره ومن مع/ضد/ممتنع
o المهمات لكل عضو (التكليفات) مع تحديد العضو والمدة
o موعد ومكان الاجتماع القادم والمواضيع التي سيتم بحثها
o توقيع رئيس الجلسة وأمين السر وممكن الحضور كذلك.