الفصل الخامس
-الإشراف الفعال
مفهوم الإشراف:
- يقصد بالإشراف في أبسط مفهوم هو إنجاز الأعمال من خلال الآخرين.
- كذلك هو الاطمئنان إلى قيام الأفراد بواجباتهم ومسؤولياتهم على الوجه المطلوب 0
- هو الجهد الذي يبذله المسئول عن الفريق لمساعدة أعضائه على أداء وظائفهم كاملة ودفعهم إلى تحقيق كافة الأهداف المنشودة وتوجيههم إلى كيفية التغلب على المشكلات والعقبات التي قد تعترضهم أثناء أداء عملهم علاوة على التنسيق بين جهود العاملين ونقل الخبرات بينهم ومساعدتهم على التطور0
- الاشراف هو عملية مراقبة العمل واعطاء التوجيهات ، وهو جزء هام في عملية المتابعة الفعالة ، لذا فإن الاشراف يساعد على تحسين الاداء وتحقيق الاهداف ، والمشرفون مسئولون عن مساعدة العاملين الاخرين لتحسين اداء اعمالهم وتحقيق اهداف المنظمة التي يعملون بها ، والمشرف الناجح هو الذي يوفر الدعم والمساعدة بدون تسلط وتتفر لديه المهارة والفهم والصبر.
- ** ما هو الاشراف الفعال ؟
- هو تنفيذ الاعمال و تحقيق الاهداف من خلال المرؤوسين.
- هو تعامل مع البشر و إنجاز أعمال و تحقيق نتائج من خلال الآخرين.
- القدرة على تحريك دوافع العاملين و تحقيق التناسق و التكامل في الاداء لإنجاز الأعمال و تحقيق الأهداف المشتركة.
- العنصر الفني العملي .
- العنصر الإداري .
***يعد الإشراف الإداري سقف العملية الإدارية التي تتكون من التخطيط والتنظيم والتنفيذ والتقويم ، والمشرف الإداري يدرك الأهداف الإستراتيجية للمنظمة الذي تسعى إليه ويحدد بدقة الواقع الفعلي لها ، ويحدد فجوة الأداء بين الواقع والمأمول ويسعى للتدريب وتأهيل وتحفيز العاملين الذي يشرف عليهم وتهيئة البيئة لهم لتحقيق الأهداف الإستراتيجية وفق خطة مدروسة بعناية ويقيم بشكل دوري مدى ما تحقيق من إنجاز ويسعى للتحسين المستمر للمنظمومة الإدارية ولهذا فهو ذو معارف متنوعة وقدرات عالية ومهارات تخصصية دقيقة تساهم في نجاحه في مهمته0
من هو المشرف الفعّال ؟
المشرف هو الذي يطبق مبادئ الإدارة فقط بينما المشرف الفعال هو ذلك المدير أو المسؤول الذي يطبق مبادئ الإدارة في عمله اليومي ويوجه الموارد المتاحة نحو النجاح وهو لا يحقق الفعالية المطلوبة إلا بمراعاة المصالح وحسن التعامل والتصرف .
.خصائص الإشراف الجيد :
الالتزام يحقق الاهداف التالية :
- علاقة المشاركة ما بين الرئيس والمرؤوس على الاهداف واساليب العمل
- العمل بإسلوب الفريق وتشجيع عقد الاجتماعات الدورية والوصول اليب اتفاق حول ما يتم مناقشته
- التوزيع العادل للمهام المتفق عليها
- الثواب والعقاب لمن يستحق او مزيد من التدريب
- مناقشة التقدم الذي يتم و المشكلات التي تظهر
- عدم التحيز او التمييز بين العاملين مع تجنب تفضيل بعض العاملين على حساب البعض الاخر
- الانصات و الاهتمام بوجهات النظر المختلفة خصوصا الصبر عندما تنشا الصراعات بين العاملين
- تجنب النقد الجماعي
- النصح في حدود الامكانيات مع التوضيح وامكانية التنفيذ
- التخطيط على اساس الاحتياجات و الالويات والموارد المتاحة
- الوعي بالمسئوليات والمشاكل الشخصية لكل العاملين
- تعليم المهارات الجديدة وتبادل المعلومات والخبرات ما بين العاملين
- توفير الامكانيات
- ادارة الاجتماعات بنجاح وفاعلية
- خلق بيئة مناسبة لتشجيع العاملين على الاداء الجيد
- تقييم اداء العاملين مع مراقبة تقربهم للعمل
- القدرة على التمهيد للمتغيبرات وتقديمها للاخرين وكذلك اعداد هذه المتغيرات و التعامل معها
. المهارت الاشرافية:
يتطلب الاشراف الجيد اتقان المهارات التالية :
- مهارات فنية مهنية: القدرة على استخدام الخبرة والأساليب والطرق لإنجاز العمل.
- مهارات الاتصال
- مهارات ذهنية
مهارة العلاقات الإنسانية:
- عدم التفرقة في المعاملة.
- الثقة المتبادلة بين المشرف و الموظف.
- الثبات على الموقف.
- المظهر الهادئ أمام الآخرين.
- إقامة علاقة شخصية مع المرؤوسين.
- العلاقة مع الموظفين تكون على أساس عادل وقانوني.
. طرق أساليب الإشراف .
1 . المرور :
في هذه الطريقة يتم ملاحظة عمل الممرضات عن طرق :
- ملاحظة الامكانيات والالات و المهمات
- ملاحظة نظافة المكان وترتيبه
2 . المقابلة الشخصية :
تستخدم هذه الطريقة بين رئيسة التمريض و الممرضات في الحالات الاتية :
- المقابلة الشخصية للممرضة الجديدة
- المقابلة الشخصية لأفراد هيئة التمريض
3 . التقارير
4 . الاجتماعات مع الرؤوسين
5 . التدريب اثناء العمل
6 . التحفيز
7 . القيادة
. خطة الاشراف على هيئة التمريض :
تنقسم خطة الاشراف على عيئة التمريض الي نوعين :
· اولا : خطة طويلة المدي :
o للعاملين الجدد من هيئة التمريض
o للعالمين غير الجدد من هيئة التمريض
· ثانيا : خطة قصيرة المدي :
o اسبوعيا
o يوميا
مبادئ الإشراف:
• إعطاء الموظف معلومات عن عمله والجهة التي يعمل بها.
• مناقشة مشاكل العمل.
• الإشادة بالعمل الجيد.
• استخدام النقد البناء لتحسين ضعف الأداء.
• إعطاء المرءوسين فرصة لإظهار كفاءتهم في تحمل المسئولية
• عدم التعالي على مرءوسيك .
• ضبط النفس.
• لا تقطع وعوداً لا تستطيع الوفاء بها.
• لا تنسب أفكار مرءوسيك لنفسك.
• اعترف بأخطائك.
• كن مخلصاً لأفراد مجموعتك.
• العدالة.
• تشجيع الموظفين على تطوير أنفسهم
• حسن الخلق.
• كيفية إصدار الأوامر
• كيفية إتخاذ القرارات
وظائف المدير كمشرف:
- التخطيط - التنظيم
- التوظيف - التقييم
- المراجعة
- حل المشكلات واتخاذ القرارات.
- توفير متطلبات العمل. التنسيق 0 خلق بيئة عمل صحية.
- التعلم والاستشارات . التدريب والتطوير . التحفيز
مهام وواجبات المشرف:
أولا: الواجبات العامة:
• إعطاء التوجيهات العامة والتعليمات الواضحة اللازمة لأداء العمل .
• المراقبة والإشراف على المرؤوسين .
• تدريب المرؤوسين أثناء العمل .
• تكوين علاقة إنسانية مع المرؤوسين فيما بينهم تكون مبنية على أساس الثقة المتبادلة والفهم المشترك .
• قيادة فريق العمل لتحقيق أهداف المنشأة .
ثانيا: الواجبات المتعلقة بالعمل
• تخطيط العمل في الوحدات التي يشرف عليها وللأفراد العاملين تحت إشرافه .
• توزيع العمل على المرؤوسين بطريقة عادلة .
• التنسيق مع الأقسام الأخرى .
• التأكد من إنجاز العمل في الوقت المحدد حسب الخطة ووفق المعايير المحددة .
• التأكد من جودة الأداء كماً وكيفاً .
• ابتكار طرق وأساليب جديدة لأداء العمل .
ثالثا:الواجبات المتعلقة بالمرؤوسين
• تطوير مهارات وقدرات المرؤوسين .
• تفويض المسؤوليات للمرؤوسين .
• حل المشكلات الناشئة بين المرؤوسين .
• تحفيز المرؤوسين لتطوير الأداء وتحسينه .
• العناية بشؤون المرؤوسين من إجازات وترقيات .
• حفظ النظام أثناء العمل وفق الضوابط السلوكية المعمول بها في المنشأة .
• تقييم أداء العاملين .
رابعا: الواجبات المتعلقة بالرؤساء والزملاء
• تطبيق السياسات العامة للمنشأة .
• تحمل المسؤولية بالنسبة للعمل في القسم الذي يشرف عليه .
• التعاون مع الزملاء في الأقسام الأخرى .
• المرونة في تقبل نقل وإحلال المرؤوسين .
• مسئوليات تجاه نفسه:
- الاهتمام بتنمية الصفات الشخصية (الثقة بالنفس, الصبر, الحزم).
- الاهتمام بتنمية المهارات والأساليب (التفويض, تطوير فريق العمل).
المتطلبات الأساسية للإشراف الفعال:
• القدرة على القيادة. القدرة على التحفيز
- القدرة على تنظيم وتقييم العمل.
• القدرة على المراجعة وتقييم أداء العاملين.
• القدرة على خلق بيئة عمل صحية.
• القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• القدرة على تدريب المرؤوسين .
• القدرة على التخطيط . - القدرة على الاتصال الفعال.
- القدرة على إدارة المعرفة . - القدرة على إدارة الذات
