الفصل الخامس
- التوجية
. تعريف:
- ***العنصر الثالث من عناصر العملية الإدارية هو التوجيه.
ويعني" إصدار التعليمات والتوجيهات من الرؤساء إلى المرؤوسين لبدء العمل ولكيفية إنجازه".
التوجيه هو عملية ارشاد المرؤوسين في تنفيذهم لاعمال ورفع حالتهم المعنوية ، ويشمل توجيه المرؤوسين نحو :
- الخطة
- التنظيم
- التنسيق بين اعمال المرؤوسين
- الظرف الجديدة.
- ***العنصر الثالث من عناصر العملية الإدارية هو التوجيه.
- ويعني" إصدار التعليمات والتوجيهات من الرؤساء إلى المرؤوسين لبدء العمل ولكيفية إنجازه".
- وحيث إن عملية التوجيه تتعلق بتفاعل الرئيس مع المرؤوسين، فإن على الرئيس أن يتعرف على شخصية العاملين معه، ويعرف كيف يعاملهم بالطريقة المناسبة. ويأتي ذلك عن طريق عملية الاتصال التي يجب تنميتها عند المدراء حتى يستطيعوا جعل الأفراد يحققون أهداف المؤسسة.
ليس التوجيه تنفيذاً للأعمال وإنما توجيه الآخرين فى تنفيذهم للأعمال .
يعرف التوجيه على أنه العمل أثناء التنفيذ، وذلك لمواجهة أية مشكلات، وذلك من أجل ضمان سير العمل بالطريقة والمستو المطلوب، والذي يضمن توجيه العاملين نحو تحقيق الأهداف بأعلى درجة من الكفاءة والفعالية
إرشادات حول عملية التوجيه:
المقترحات التالية مقتبسة من "ما الذي يجب أن يعرفه كل مشرف"
*لا تجعلها نزاع من أجل السلطة. حاول أن تركز اهتمامك –واهتمام الموظفين- على الأهداف الواجب تحقيقها. الفكرة هي أن تتخيل أن هذا هو الواضع التي تقتضيه الأوامر، فهو ليس مبنيا على هوى المدير.
*تجنب الأساليب الخشنة. إذا أردت أن يأخذ موظفيك التعليمات بجدية فعليك بهذه الطريقة.
*انتبه لكلماتك. الكلمات قد تصبح موصل غير موثوق فيه لأفكارك! كما عليك أيضا مراقبة نبرة صوتك. معظم الناس يتقبلون حقيقة أن عمل المشرف هو إصدار الأوامر والتعليمات. ومعارضتهم لهذه الأوامر مبنية على الطريقة التي أصدرت فيها هذه الأوامر.
*تفترض أن الموظفين فهموا كل شيء. أعط الموظفين فرصة لطرح الأسئلة ومناقشة الأهداف. دعم يأكدون فهمهم بجعلهم يكررون ما قلته.
*تأكد من حصولك على "التغذية الراجعة" بالطريقة الصحيحة. أعط الموظفين الذين يريدون الاعتراض على المهام الفرصة لعمل ذلك في الوقت الذي تفوض فيه المهام لهم. إن معرفة والسيطرة على المعارضة وسوء الفهم قبل بدء العمل أفضل من الانتظار لما بعد.
*لا تعطي الكثير من الأوامر. المعلومات الزائدة عن الحد تعتبر مثبطة للعاملين. اجعل تعليماتك مختصرة ومباشرة. انتظر حتى ينتهي العاملون من العمل الأول قبل أن تطلب منهم البدء في عمل ثاني.
*أعطهم التفاصيل المهمة فقط. بالنسبة للمساعدين القدماء، لا يوجد ما يضجرهم أكثر من استماعهم لتفاصيل معروفة.
*حاول عدم تمييز أي شخص. من غير اللائق معاقبة الشخص بتكليفه بمهمة كريهة. حاول التقليل من هذا الأمر قدر المستطاع.
**على ماذا تعتمد وظيفة التوجيه ؟
تعتمد وظيفة التوجيه على الكيفية والأسلوب الإداري الذي يستطيع من خلاله الرئيس دفع مرؤوسيه للعمل بأقصى طاقاتهم، في إطار يحقق من خلاله إشباع رغباتهم وتحقيق أهدافهم الشخصية، ويستخدم الرئيس أساليب ذاتية للتحفيز والتشجيع، والتي تعتبر من شروط القيادة.
الشروط الواجب توافرها في التوجيه الجيد :
- الارشاد و التدريب
- الوضوح
- توحيد مصدر التوجيه
- ان يكون الامر كاملا
- ان يكون التوجيه قابلا للتنفيذ
- ان يكون الامر مكتوبا
أهمية وظيفة التوجيه:
- تأتي أهمية وظيفة التوجيه من أن الخطط الجيدة والتنظيم الفعال لا يكفيان وحدهما لضمان قيام الأفراد بإنجاز ما يكلفون به من أعمال تلقائياً أو بوحي من إرادتهم.
- إذ لا بد من قيام الإدارة بتوجيه الأفراد نحو انجاز الأعمال بالطرق الملائمة،كما يتعين على الإدارة أن تتحمل مسؤولية رقابة نتائج هذه الأعمال بعد ذلك.
- فالمشروع في حال غياب وظيفة التوجيه يشبه سيارة في حالة التوقف، فهي تحتاج إلى قائد يتولى البدء بتشغيلها وتسييرها نحو الهدف وفي الطريق المحدد لها، على أن تأتي مرحلة التحكم والضبط والرقابة بعد ذلك تباعاً.
