وهو عبارة عن قيام الإدارة العليا في المنظمة برسم أبعاد الهيكل التنظيمي للمنظمة، ووضع الأهداف والأنشطة الواجب تحقيقها وتوزيع الأنشطة وأوجه العمل للأشخاص وفق وظائفهم، ومنح الصلاحيات والسلطات لمدير تكون تحت مسؤوليته مجموعات العمل، كما يعتبر التنظيم ثاني وظائف الإدارة. يمكن تعريف التنظيم أيضاً بأنه عبارة عن إطار يعمل على رسم العلاقات وتحديدها بين الوظائف والواجبات سعياً لتحقيق الأهداف المنشودة للمنظمة، ويضم هذا الإطار بداخله الأيدي البشرية العاملة المستخدمة في تحقيق الأهداف بأسلوب معين ونمط خاص ومن خلال التعاون بين المجموعات وفقاً لخطة رسمتها الإدارة العليا للمنظمة، وضمن مراحل مختلفة تمر بها عملية إنجاز الأهداف.

· رسم الأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف وخطط المنظمة

· تخويل الصلاحيات والمسؤوليات لمدراء الأنشطة والأقسام

· تحديد أبعاد العلاقات بين الإدارات والأقسام والعمل على الربط والتنسيق بينهما

· إتاحة الإمكانية المناسبة لإنجاز الأهداف المرجو تحقيقها بين أيدي العاملين والإدارات؛ ليتسنى لهم أداء العمل على أفضل وجه.

أهمية التنظيم

· يساهم التنظيم في إنجاز الأهداف المنشودة وتحقيقها ضمن أعلى معايير الكفاءة المتوفرة وذلك باستغلال الموارد المتاحة.

· تحفيز جهود العاملين وتنمية الولاء فيهم للعمل من خلال إيجاد جو وظيفي مناسب.

· منح العاملين الاستقرار الوظيفي

· سهولة انسياب عملية الاتصال والتواصل بين أفراد المنظمة، مما يساعد في تسهيل وصول المعلومات والأوامر إلى جميع أقسام المنظمة.

· ترغيب العاملين بالعمل بروح الفريق للوصول إلى تحقيق الأهداف المنشودة

· رفع كفاءة إدارة المنظمة في إنجاز الأهداف وتحقيقها من خلال الاستفادة من أساليب أداء العمل المتطورة.

· الحفاظ على استمرارية انتقال المعلومات بين الجماعات الرئيسية في المنظمة

· توثيق مدى أهمية العمل وسيره وفق نظام معين ودقيق بين أفراد المنظمة وجماعاتها، وفقاً للأنظمة والتعليمات التي تضعها الإدارة العليا

· الاعتماد على أسلوب توزيع الموارد وتخصصها بناءً على الأسبقيات ومدى أهمية الأهداف المرجو تحقيقها. تقسيم الصلاحيات بين الأفراد في المنظمة وفقاً للوظيفة التي يشغلها الفرد وبما يتناسب مع المهام الموكلة إليه.

محددات التنظيم:

 التسلسل الإداري والعلاقات بين التقسيمات الوظيفية

 تقسيم الوظائف وفقاً للتخصص

 الهيكل التنظيمي للمنظمة.

 تحديد مركز كل شخص والدور الموكل له للقيام به.

مبادئ التنظيم :

· الإشراف.

· الأمر والقيادة.

· تحديد نوع السلطة الإدارية.

· تفويض السلطة.

· التنسيق.

· المسؤولية.

أنواع التنظيم:

 التنظيم الرسمي: وهو قيام إدارة المشروع بتقسيم المشروع إلى إدارات، تنحدر منها الأقسام التي تتجمع تحت سلطتها الأقسام الموكولة إليها أداء الوظائف والأعمال وتكون بمثابة الإدارة الدنيا أي الطبقة العاملة في المؤسسة.

التنظيم غير الرسمي: ويعتمد هذا النوع من التنظيم على تولّي العاملين في المنظمة مسؤولية تنظيم أمور عملهم وتكون محدودة العضوية، وتكون بينهم مصلحة مشتركة.

· يستثمر الطاقات البشرية، ويستغلها في تشغيل الموارد المادية على أكمل وجه

· يحقق الأهداف في الأوقات المحددة لها

· يخفض معدّل التكاليف، ويختصر الوقت والجهد

· يساعد على اتخاذ القرارات السليمة، ويخفض احتماليات الفشل.

 أهداف التنظيم:

زداد أهمية التنظيم بازدياد المشاكل وتعقدها ويكبر حجم المؤسسة وضخامة عدد العاملين وتتنوع أنشطتها، لذلك نجد أن التنظيم يبين الجهود البشرية لتحقيق أهداف المؤسسة بأقل تكاليف والجهد والوقت وبأقصى كفاية ممكنة ون أهداف التنظيم لدينا:

· تقسيم العمل: وذلك بإسناد عمل معين لكل فرد حتى يحصر ويركز اهتمامه في أدائه دون غيره.

· التنسيق والتعاون: من أهم أهداف التنظيم تحقيق التوافق وتكامل الجهود الإنسانية، كما انه يساعد على تنسيق الخبرات المتوفرة وتقنيتها والمحافظة عليها.

· التسيير التلقائي: إن التنظيم الجيد هو الذي يحتاج إلى أقل قدر من التدخل لإحداث تفاعل في العلاقات القائمة، كما أن الهدف الأول للمسير هو أن يوفر للعلاقات التنظيمية المرونة والفعالية التي تجعل جهود الأفراد تتدفق نحو الهدف العام بطريقة تلقائية.

· تنمية الفاعلية الفردية:" أن أعظم أهداف لتنظيم بل هدفه الكبر هو توفير الظروف الملائمة لكل فرد في التنظيم لكي يبذل في العمل أقصى ما يستطيع".

· سهولة القيادة: إن من أهم أهداف التنظيم أيضا هو تكوين جماعات متناسقة تسمح لأعضائها بالاستجابة الطوعية للقيادة، بشرط أن يوفر التنظيم القيادة في كل مركز فيه.

· البقاء: إن بقاء المنظمة من الأهداف الجوهرية للتنظيم الجيد، حيث يتم تجنيد جهود الأفراد من أجل توفير الظروف المناسبة لبقائها.

· تحقيق الاستقرار: لابد أن يعمل التنظيم على تحقيق الاستقرار لأنشطة المنظمة، فتخطيط الهياكل التنظيمية وتحديد العلاقات وكذلك وسائل اتخاذ القرارات لابد أن تعمل على تدنئة المخاطر، ورغم ذلك فقد يكون من المناسب توفير بعض المسموحات لمواجهة التغيير السريع وكذلك المخاطر المحسوبة.

· التفاعل أو المشاركة أو التعامل: ترتبط عمليات المشاركة أو التفاعل أو التداخل بالجهود الجماعية، فيتداخل ويتفاعل الأفراد بعضهم مع بعض من خلال الديناميكية التي يوفرها الهيكل الرسمي للتنظيم، والتنظيم الفعال لابد أن يوفر أيضا الظروف أو التداخل في العلاقات غير الرسمية للأفراد.

· يعتبر التنظيم من أهم أساليب التدريب كونه يعمل على إظهار مواهب الأفراد وتنمية معلوماته بما يؤهلهم لشغل الوظائف في المستويات العليا بالهيكل التنظيمي

خطوات التنظيم:

ان اسس ومبادئ التنظيم واحدة الا ان درجة الانغماس في التنظيم قد تتباين باختلاف احجام المشاريع وطبيعة وابعاد اهدافها واغراضها وبشكل عام فان المدير المثابر والمنظم عليه ان يتبع الخطوات التالية اذا ما اراد تنظيم نشاطات دائرته او قسمه :

1- تحديد ما ينبغي عمله :على المدير ان يدرس المهمة الخاصة بوحدته الادارية من اجل ان يتعرف بشكل افضل على الاعمال والمهمات التي يتعين عليه القيام بها .