يقول تشارلز

• (إن المشكلة حين ندون تفاصيلها نكون قد حصلنا على نصف حلها)

تعريف المشكلة :

• المشكلة هي حالة من التباين أو الاختلاف بين واقع حالي أو مستقبلي، وهدف نسعى إلى تحقيقه. وعادة ما يكون هناك عقبات بين الواقع والمستهدف، كما أن العقبات قد تكون معلومة أو مجهولة.

. هي حالة من عدم الرضا أو التوتر تنشأ عن إدراك وجود عوائق تعترض الوصول إلي الهدف أو توقع إمكانية الحصول علي نتائج أفضل بالاستفادة من العمليات والأنشطة المألوفة علي وجه حسن وأكثر كفاية.

- ويمكن تعريف المشكلة من منظور آخر علي أنها نتيجة غير مرضية أو غير مرغوب فيها تنشأ من وجود سبب أو عدة أسباب معروفة أو غير معروفة تحتاج لإجراء دراسات عنها للتعرف عليها حتى يمكن التأثير عليها، كما تختلف المشكلات من حيث درجة حدتها أو تأثيرها.

مفهوم حل المشكلات:

بأنها عملية تفكيرية يستخدم الفرد فيها ما لديه من معارف مكتسبة سابقة ومهارات من أجل الإستجابة لمتطلبات موقف ليس مألوف له . وتكون الإستجابة بمباشرة عمل ما يستهدف حل الغموض أو اللبس الذي يتضمنه الموقف 

خطوات حل المشكلات:

. تحديد المشكلة وتوصيفها :

الخطوة الاولي في حل المشكلة هي تحديدها ، و يتم ذلك بإستعراض المؤشرات و البيانات والحقائق في الموقف ، وهنا لابد ان تميز الادارة بين امرين :

· المشكلة الحقيقية : وهذه تتضمن العوامل الرئيسية التي تعوق المنشأة عن تحقيق هدف معين و لا يتحقق الهدف الا بحلها.

· المشكلة الفرعية : وهي عرض مؤقت ينشأ نتيجة المشكلة الحقيقية ويختفي بإختفائها

لذا فإن جهود الحل ينبغي ان توجه الي المشكلة الحقيقية ، وليس الي فرعياتها ، وتعتبر الخطوة الاولي في حل المشكلة هي الشعور بوجودها ويكون ذلك بملاحظة فرق او انحراف بين النتائج المتحققة وبين الاهداف المطلوبة

. تحليل قدرات و موارد المنشأة :

هذه الخطوة الهامة لتحديد امكانيات تطبيق الحلول قبل التفكير فيها ، ويتم ذلك عن طريق حصر نقاط القوة والضعف الاساسية ذات العلاقة بالمشكلة في المنشأة.

. البحث عن اسباب المشكلة :

        المشاكل لا تنشأ من فراغ بل لها اسباب ، وعادة تتعدد الاسباب المنشئة لمشكلة ما وقد تتداخل وتتفاعل  هذه الاسباب ، و بالتالي يجب على المشرفات البحث عن هذه الاسباب وترتيب  اهميتها النسبية في احداث المشكلة وكذا تبين العلاقات المتداخلة بينها

. وضع الحلول البديلة :

يجب ان يتصف لاي حل بديل بالتالي :

· ان يسهم بدرجة ما في حل المشكلة وليس بالضرورة ان يحلها تماما

· ان يكون قابلا  للتطبيق من الناحية العملية او التنفيذية ماديا.

· ان يكون مقبولا اجتماعيا

· الا يخلق مشكلات اخري حتي وان ساعد في حل المشكلة الرئيسية  

بعد طرح الحلول البديلة يجب مقارنتها ، وهذه المقارنة تركز في الاساس على عناصر هامة ينبغي ان تتوافر في البديل الانسب وهي :

· مدي اسهام كل من الحلول المقترحة في حل المشكلة

· التكلفة او الاعباء التي تترتب على تطبيق كل حل

· المتطلبات الخاصة الواجب توفيرها لتطبيق كل حل

· المدي الزمني المتوقع لكي ينتج الحل اثاره

· المشاكل الجانبية التي قد تترتب على تطبيق كل حل

. وضع الحل في تطبيق :

لا شك ان اختيار حل ما لا يحل المشكلة في ذاته ولكن لابد من تنفيذه صحيحا وكاملا ليحدث اثره المستهدف ويزيل او يخفف المشكلة ، ولذلك فإن عملية حل المشاكل تم بعدة مراحل هامة تكون كل منها حلقة من سلسلة متكاملة تعتمد كل مرحلة على المرحلة السابقة لها ، بمعني ان جودة وفاعيلية حل المشاكل كأساس اداري يتوقف على كفاءة المراحل جميعا .

إن تنمية قدرتك على حل المشاكل عملية مفيدة من عدة نواحٍ ، إذ أنك ستصبح قادراً على أن :