تعريف التخطيط

*التخطيط هو وضع الخطط اللازمة لتحقيق الاهداف وهو الوظيفة الاولي التي تعتمد عليها باقي وظائف الادارة الاخري.

*التخطيط هو عملية فكرية تعتمد على المنطق و الترتيب حيث يبذل فيها جهد لتوضيح الاهداف التي تريدها الادارة و البحث عن افضل الوسائل لتحقيقها ، وكذا محاولة التنبؤ او التوقع بالمعوقات التي يمكن ان تعترضها وكيفية التغلب عليها.

وعليه فإن التخطيط اساسي لادارة الوقت وهو بالتالي يسهل عملية التطبيق كما تتطلب وظيفة التخطيط الوصول بأسلوب منهجي الي اجابات عن الاسئلة الاتية :

· ماذا ؟ اين ؟ متي ؟ كم ؟ كيف ؟

وحيث ان وظيفة التخطيط تمثل وظيفة معقدة ومتشعبة فإنه من المستحسن ان يشارك فيها كل اعضاء الفريق من خلال الاجابة على هذه الاسئلة :

أهمية التخطيط

تتمثل اهمية التخطيط في النقاط التالية :

· يركز الجهود على تحقيق الاهداف المنشودة

· يتيح الاستخدام الامثل للامكانيات البشرية والمادية

· يساعد على تعاون العاملين والتنسيق بين مجهوداتهم وتحقيق الكفاءة الانتاجية لهم

· يعتبر اساس الرقابة على الرقابة على التنفيذ وتقييم الاداء ومدي تحقيق الاهداف

· يساعد على اكتشاف المشاكل قبل حدوثها ويتيح الفرصة لتصحيح المسار اذا اقتضى الام.

خطوات عمل الخطة

يتضمن عمل الخطة الخطوات التالية :

·  تحديد الهدف وتجميع البيانات عن :

o       الوضع الحالي

o       الامكانيات المتاحة

o       الاحصائيات و التقارير

· عمل مجموعة من الخطط والبدائل لتحقيق الهدف مع تحديد التكلفة ومدة التنفيذ

· دراسة الخطوات ومقارنتها واختيار الامثل

· تحديد الاولويات ووضع الخطة محل التنفيذ.

 

أعداد خطة العمل والتي تتلخص بالجدول التالي

خصائص الخطة السليمة

تتميز الخطة السليمة بالخصائص التالية :

· استغلال الامكانيات المتاحة في التنفيذ وذلك سوف يؤدي الي تقليل التكلفة

·  اختيار الخطة التي تحقق اكثر من هدف

· المرونة بحيث تسمح بعمل التعديلات اللازمة في حالة حدوث صعوبات او تغيرات غير متوقعة عند التنفيذ

· ان تكون مكتوبة ومعروفة للذين يقومون بالتنفيذ

· ان تكون متكاملة ومتناسقة في مكوناتها والا يكونهنال تضارب في اجزائها

· اشتراك اللذين سقومون بتنفيذها في عملية التخطيط مما يساعد على تنفيذا بكفاءة

· ان تكون مبنية على بيانات واحصائيات واقعية

معوقات التخطيط

من اهم المعوقات التي تواجه وضع خطة سليمة ما يلي :

· قيام فرد واحد ( الادارة العليا ) بعمل الخطط

· تجميد العملية التخطيطية في قوالب رسمية تفقدها المرونة والبساطة

· عدم الاهتمام بمراجعة الخطط دوريا لتحديد مستوى القائد / حسب الاهداف تدخل قرارات فجائية خارج نطاق الخطة

· قيام الادارة بالامور التنفيذية اليومية وتخصيص وقت اقل للتخطيط الاستراتيجي

· عدم الاهتمام بتحديد اهداف  المنشأة

· عدم مشاركة المديرين التنفيذين في عملية التخطيط

· عدم الاعتماد على الخطط كمعايير لقياس وتقييم اداء المديرين.

صفات المخططين الناجحين:

· حب الاستطلاع

· الإبداع

· القدرة على المنافسة

· الثقة بالنفس

· المثابرة

· الحكمة

· العملية (شخص عملي)

لماذا لا نخطط:

· عدم الثبات وقلة الصبر

· عدم القناعة بجدوى التخطيط

· الجهل بالتخطيط وعدم معرفة أهميته

· عدم الإلمام بمهارات التخطيط.

· الخوف من المجهول

· عدم معرفة الأولويات وترتيبها حسب الأهمية

أنواع التخطيط:

التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة.ويسمى أيضا

التخطيط طويل المدى: والتي يحتاج تحقيقها الى 5 – 10 سنوات

 التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى.

ويسمى تخطيط متوسط المدى: والتي يحتاج تحقيقها الى 1 –5  سنوات

 التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمديرين أو الأقسام أو الإدارات .ويسمى تخطيط قصير المدى  والتي يحتاج تحقيقها الى من يوم – 12 شهرا.