1.   الهدف  :

·  وضع برنامج لتحديد كيفيه التعامل خلال فترة التوقف.سواء كان مخططًا لها (كأعمال الصيانه - ترقية الأنظمة - التطوير) بالمنشأة الصحيه أو غير المخطط لها   ( مفاجئ ) ( عطل بالشبكه – انقطاع خدمه الربط VPN  - إنقطاع الكهرباء – تعطل أحد أجهزة الكمبيوتر أو ملحقاتها- الكوارث الطبيعية ) مما لايؤثر على متلقى خدمه الرعايه الصحيه.

·      التحقق من استمرار تقديم رعاية صحية امنة للمرضى خلال فترات التوقف المخطط او الغير مخطط له . 

2.   التعريفات :

·  التوقف المخطط : يقصد بها عملية / عمليات التوقف المخطط له للنظام الالكترونى على أن يكون وقت التوقف محدد بمدة بداية ونهاية (كأعمال الصيانه – او ترقية الانظمة- التطوير ) داخل المنشأة الصحية.

· التوقف الغير  مخطط : يقصد بها عملية / عمليات التوقف الغير مخطط له للنظام الالكترونى على أن يكون وقت التوقف  غيرمحدد بمدة بدايه ونهايه ( عطل بالشبكه – انقطاع خدمه الربط VPN  - إنقطاع الكهرباء – تعطل أحد أجهزة الكمبيوتر أو ملحقاتها-الكوارث الطبيعية ) داخل المنشأة الصحية .

· أعمال الصيانه : هى الأعمال التى تقوم بها الإدارات الفنيه المختصه بعمليات (الصيانه الكهربيه - الوقائيه – الأعمال الإنشائيه ) .

3.   الاجراءات:

      أولا : التوقف المخطط له

  إجراءات التوقف المخطط له

يتم تخصيص فترة تعطل مخطط لها كل شهر أو عند الحاجه لأعمال  الصيانة الدوريه  أو الوقائيه للمنشاة الصحيه على أن تحدد ويخطط لها حسب الاحتياج وذلك وفقاً للإجراءات والقواعد التاليه :.

1-    يخطر مدير إدارة نظم المعلومات ( مستشفى – مركز – وحدة ) المسئول الأعلى بخطاب رسمى محدد به الهدف من التوقف وغرضه ومدته وأسم المنشأة الصحية وذلك قبل الوقت المطلوب على الأقل 48 ساعه وذلك للتنسيق لأعمال التوقف المخطط له.

2-   يقوم المسئول الأعلى بمخاطبة ادارة النظم بالموافقة لبدء التنفيذ  و مخاطبة المنشاءة الصحية بالموافقة لبدء التنفذ والتعاون مع ادارة النظم  وتزليل المصاعب والتحديات  لها داخل المنشاة الصحية  لتحقيق الهدف من التوقف.

3-    يقوم مدير إدارة نظم المعلومات بإخطار الادارة العامه لنظم المعلومات والتحول الرقمى وإخطار الادارة الهندسيه و إعتماد نماذج التوقف  المقترح من المسئول الأعلى والادارات المعنية بالمحافظة .

4-   يكلف مدير إدارة نظم المعلومات كل من:

i.  رئيس قسم الدعم الفنى بتقيم الوضع وفقاً لأعمال المطلوبه وتأثيرها على (البنيه التحتيه للشبكات –الكاميرات -أجهزة البصمه – الشبكه الداخليه ) والتنسيق فى بدأ إجراءات التوقف المخطط له .

 ii. رئيس قسم التطبيقات بمتابعه أعمال التوقف وإستخدام النماذج المطلوبه للتنفيذ ووضع المقترحات و التنسيق مع رئيس  قسم الدعم الفنى لمحاوله الاستخدام الامثل للموارد الالكترونيه المتاحه للتسجيل الالكترونى الكامل إن أمكن  .

5-    يكلف مدير نظم المعلومات و مسؤل الدعم الفنى بالمنشأة الصحيه ( مستشفى – مركز – وحدة ) بمتابعه أعمال التوقف المخطط له والتاكد من  النماذج الورقيه المعتمدة للتسجيل عليها .

6-   تشرف إدارة رضاء المنتفعين على عمليه تنظيم الدخول الورقى للمريض

7-   يكلف مدير نظم المعلومات الصحيه ( مستشفى – مركز – وحدة ) بالمسؤليه الكامله لمتابعه إعادة تسجيل النماذج الورقيه على السيستم  عند إعادة الخدمه و التشغيل الالكترونى الكامل

8-   توقع النماذج الورقيه المسجله عن طريق مدير نظم المعلومات –مدير السجلات الطبيه ( مستشفى - مركز – وحدة ) وتعتمد عن طريق مدير المنشاة الصحيه ( مستشفى – مركز – وحدة )

9-    تحفظ النماذج المسجله فى ارشيف الكترونى خاص بحالات التوقف المخطط له PDFبصيغه  فى المنشاءة الصحية   وترسل نسخه الى إدارة نظم  المعلومات (قسم التطبيقات ) للحفظ .

10- يقوم مدير إدارة نظم المعلومات بالمنشأة الطبيه بإخطار مدير إدارة نظم المعلومات بإنتهاء التوقف المخطط له .

11-  يقوم مدير إدارة نظم المعلومات بإخطار المسئول الأعلى بإنتهاء أعمال التوقف المخطط له

12- يقوم مدير الفرع بإخطار المدير التنفيذى للهيئة بإنتهاء أعمال التوقف المخطط له

13-   تقوم إدارة نظم المعلومات بالفرع بالتدريب على حالات التوقف الغير مخطط لة لتهيئه العاملين للعمليات التوقف المخطط له

 

    نماذج التوقف المخطط له

1.   نموذج طلب توقف مخطط له

 

2- نماذج التسجيل الورقى المؤقت

  i.  يقوم قسم البيانات بتصميم نماذج تطابق شاشات الادخال بشرط ان تحتوى على البيانات الضروريه فقط Mandatory Field   ( يفضل شاشات نسخه التابلت )

 ii. تضمن تلك النماذج الـــ Work Flow الخاصه بالمريض داخل المنشأة الصحيه مع وضع جميع الاحتمالات

 iii.  يتم مراجعه هذة النماذج عن طريق قسم التطبيقات و إعتمادها من إدارة الجودة والادارة العلاجية و مدير الفرع للمحافظة.

 iv. توزع تلك النماذج على إدارة نظم المعلومات فى المنشات الصحيه وتحفظ بعدد مناسب لنسبه التردد اليومى للمنشاة الصحيه بالمنشأت المختلفه .

ثانيا : التوقف الغير مخطط له ( المفاجئ )

 إجراءات التوقف الغير المخطط له

1-  يتولى مدير  المنشأة الصحيه أو ما ينوب عنه المسؤليه الكامله للتدخل السريع لابلاغ رئيس فرع الهيئة او من ينوب عنة وتوجيه العاملين والتنسيق مع مدير ى الادارات المختلفه داخل المنشأة الصحيه لتنفيذ التعليمات والاجراءات  الاتيه :.

   i.  يكلف مدير إدارة نظم المعلومات بالمنشاة الصحيه بتوزيع النماذج المعدة مسبقاً لبدأ التسجيل الورقى ويتأكد كامل التأكيد على إخطار مدير إدارة نظم المعلومات بالفرع

     ii. يكلف مدير إدارة النظم بالفرع رئيس قسم الدعم الفنى بالتحرك السريع للمنشأة الصحيه لتقيم الوضع وفقاً لطبيعه التوقف  وتأثيرها على (البنيه التحتيه للشبكات – الكاميرات – أجهزة البصمه – الشبكه الداخليه ) وتوفير سبل الوقايه والامان للأصول الالكترونيه داخل المنشأة الصحيه. 

    iii.  يكلف مدير إدارة النظم بالفرع رئيس قسم التطبيقات بالتحرك السريع للمنشأة الصحيه لمتابعه أعمال التوقف وإستخدام النماذج المطلوبه للتنفيذ ووضع المقترحات و التنسيق مع رئيس قسم الدعم الفنى لمحاوله الاستخدام الامثل للموارد الالكترونيه المتاحه للتسجيل الالكترونى الكامل إن أمكن  (هذة الفقرة تقديريه حسب الحاله ).

  iv.يقوم مدير إدارة نظم المعلومات بالفرع بإخطار الادارة العامه لنظم المعلومات والتحول الرقمى وإخطار الادارة الهندسيه بالفرع و تحرير نموذج التوقف الغير مخطط له (مفاجئ ) وإعتمادة من مدير فرع الهيئه العامه بالمحافظة .

  v. يكلف مدير نظم المعلومات و مسؤل الدعم الفنى بالمنشأة الصحيه ( مستشفى – مركز – وحدة ) بمتابعه أعمال التوقف الغير مخطط له على النماذج الورقيه المرفقه والتأكد من سلامه الاصول الالكترونيه .

 vi. تشرف إدارة رضاء المنتفعين على عمليه تنظيم الدخول الورقى للمريض

2- يكلف مدير نظم المعلومات الصحيه ( مستشفى – مركز – وحدة ) بالمسؤليه الكامله لمتابعه إعادة تسجيل  النماذج الورقيه على السيستم  عند إعادة الخدمه و التشغيل الالكترونى الكامل .

3- توقع النماذج الورقيه المسجله عن طريق مدير نظم المعلومات – مدير الرعايه الاوليه – مدير السجلات  الطبيه ( مستشفى – مركز – وحدة ) وتعتمد عن طريق مدير المنشاة الصحيه ( مستشفى – مركز – وحدة )

4- تحفظ النماذج المسجله فى ارشيف الكترونى خاص بحالات التوقف المخطط له PDFبصيغه  فى المنشاءة الصحية وترسل نسخه الى إدارة نظم  المعلومات بالفرع (قسم التطبيقات ) للحفظ .

5- يقوم مدير إدارة نظم المعلومات بالمنشأة الطبيه بإخطار مدير إدارة نظم المعلومات بإنتهاء التوقف الغير المخطط له .

6- يقوم مدير إدارة نظم المعلومات بإخطار مدير الفرع بإنتهاء أعمال التوقف الغير المخطط له.

7- تقوم إدارة نظم المعلومات بالفرع بالتدريب على حالات التوقف بالمخطط لة لتهيئه العاملين للعمليات التوقف المخطط له

       نماذج التوقف غير المخطط له

1.   نموذج طلب توقف غير مخطط له

 

2.   نماذج التسجيل الورقى المؤقت هى نفس النماذج التى تم الاشارة والتنويه عنها مسبقاً فى التوقف المخطط له 

7- تقييم البرنامج :

·  يتم تقييم البرنامج على الاقل مرة سنويا عن طريق عمل محاكاة و تقييم اداء العاملين اثناء توقف النظام عن العمل .

·  نماذج التوقف غير المخطط له

3.   نموذج طلب توقف غير مخطط له

 

4.   نماذج التسجيل الورقى المؤقت هى نفس النماذج التى تم الاشارة والتنويه عنها مسبقاً فى التوقف المخطط له 

7- تقييم البرنامج :

·   يتم تقييم البرنامج على الاقل مرة سنويا عن طريق عمل محاكاة و تقييم اداء العاملين اثناء توقف النظام عن العمل .

. المراجع:

•  دليل سياسات و إجراءات وزارة الصحة الطبية .

•   معايير الاعتماد المصريه GAHAR 2021.