1.السياسة :

·   تلتزم المستشفى بوضع المبادئ الإرشادية لتعقب السجل الطبى

     للمريض .

·  تخزين السجلات الطبية و الإحتفاظ بها بقسم السجلات الطبية بطريقة آمنة.

· حماية السجلات الطبية من العبث والفقد أو سوء الإستخدام للمعلومات .

· التخلص من السجلات الطبية وفقا للوائح والقوانين.

2. الغرض:

·  تحديد العملية التى يمكن بها التخلص المنهجى من السجلات الطبية غير النشطة وتشمل السجلات الطبية منتهية الصلاحية لاستيعاب سجلات طبية جديدة .

·  تحديد آلية فيما يتعلق بالتخزين والاحتفاظ بالسجلات الطبية أو ملف المريض و حمايتها من الفقد, التلف,سوء الاستخدام , السرقة.

3.التعريفات:

· التطهير :عملية إزالة سجلات المرضى من قسم السجلات الطبية والتى تم الإحتفاظ بها لمدة لا تقل عن خمس سنوات بعد آخر زيارة للمريض .

·السجلات النشطة: هي الملفات الخاصة بالمرضى المترددين على المستشفى و يتم حفظها في رفوف الملفات النشطة .

· السجلات الغير النشطة : هي الملفات التي لا تحتوى على أي زيارة للمرضي لمدة خمس سنوات من تاريخ آخر زيارة و يتم حفظها في رفوف الملفات الغير النشطة.

4.الإجراءات :

1- تنفذ المستشفى اجراءات الإحتفاظ بالوثائق والملفات والتى تتناول ما يلى :

أ‌- مدة الحفظ لكل نوع من أنواع الوثائق طبقا للفوانين واللوائح تصنف كالآتى :

يلتزم العاملين بمستشفى النصر التخصصي بتطبيق لائحة المحفوظات الحكومية طبقا لقرار وزير المالية رقم 270 لسنة 2009

ب‌-  الحفاظ على سرية المعلومات طوال مدة الحفظ :

 i. يحافظ العاملين بقسم السجلات الطبية على سرية البيانات والمعلومات طوال مدة الحفظ ولا يسمح لأى من غير العاملين بالقسم الدخول إلى غرفة حفظ السجلات الطبية.

 ii. يقوم الموظف المسئول بقسم السجلات الطبية بالإفراج عن السجلات الطبية فقط حسب الاحتياج إليها . 

ج- شروط الإحتفاظ بالوثائق وقواعد الأرشفة وتنسيقات / تصميمات البيانات ووسائل التخزين والوصول والتشفير المسموح بها :

 i.   يقوم العاملين بقسم السجلات الطبية بحفظ ملفات السجلات الطبية يوميا بواسطة كاتب السجلات الطبية المسئول عن ذلك المكان أوالقسم، والتأكد من حسن ترتيب السجلات الطبية على جميع الأرفف.

 ii.  يقوم العاملين بقسم السجلات الطبية بحفظ السجلات الطبية بغرفة الحفظ علي أساس رقم مسلسل لكل ملف طبي و يتم اعطاءوه وفقا لشيت اكسيل يحتوي على بيانات المرضى ( بيانات الدخول و الخروج ) و يكتب على الملف الطبي من الخارج و يسمى النصر و في حالة دخول متكرر يتم اعطاء الملف نفس رقم التسلسل لارفاقه بباقي الملفات السابقة عند الحفظ و هذا الرقم التسلسلى رقم لتيسير حفظ الملفات و الوصول اليها و ليس له علاقة بتعريف المريض .

iii. يقوم العاملين بقسم السجلات الطبية بفرز السجلات المسلمة للقسم قبل حفظھا , و وضع كافة الملفات المعادة ذات الدخول المتكرر في المكان المخصص لذلك بغرفة الحفظ و اذا كان دخول جديد و ليس له ملفات سابقة يقوم الموظف بحفظها وفقا لرقم المسلسل الذي تم اعطاءه سابقا .

 iv. يتم الحفظ في غرفة حفظ السجلات الطبية  بها استاندات حفظ مرقمة كل وحدة على حدى ابتداءا من وحدة رقم واحد و تحتوى على اربعة ارفف كل رف يحتوي على ثلاث وحدات تخزين مرقمه وفقا لرقم تسلسل الملفات الطبية وھذا يحدث ايضا في حالة إعادة موظفي المستشفى للملفات بعد ساعات العمل.

   v.  يقوم العاملين بقسم السجلات الطبية بإصلاح كافة السجلات ذات الأوراق السائبة أوالأغلفة الممزقة فورا قبل تعرض المعلومات الھامة المدونة بھا لمزيد من الفقدان أوالتلف.

 vi.  يتم إجراء تفتيشاً دورياً على الملفات للتعرف على الملفات الخاطئة وفحص سجل الاستعارة التي تشير إلى السجلات التي لم تسترجع بعد.

vii.  تقع مسئولية المحافظة على نظافة المكان وحسن ترتيب الملفات على الأرفف على كتبة السجلات الطبية المكلفين بالعمل في مكان حفظ الملفات.

viii.  تظل السجلات الطبية الجاري معالجتھا أو استخدامھا من قبل موظفين آخرين في القسم موضوعة فوق أماكن محددة أوفي ملفات خاصة وأن تكون متاحة في جميع الأوقات.

ix. لا يقل الحد الأدنى للإحتفاظ بالسجلات الطبية عن خمس سنوات طبقا لقواعــد وأنظمة وزارة الصحة .

x.   يقوم العاملين بقسم السجلات الطبية بتطهير الملفات التى تم تحديها على أنها غير نشطة وتخزينها بمنطقة محددة بحيث تكون منفصلة عن السجلات الطبية النشطة مع الحفاظ على سريتها وأمنها وسلامتها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة .

xi.  كافة السجلات الطبية الغير نشطة لأكثر من خمس سنوات يتم تحديدها وفصلها، ثم يتم عمل نسخ ضوئية منها على نظام الكمبيوتر،  بعد النسخ يتم فرم السجلات الطبية قبل التخلص منها .

xii. في حالة عودة المريض بعد (5) سنوات وتم تصنيف الملف"غير نشط" ، يجب على المريض مرة أخرى تقديم المستندات اللازمة لإثبات شخصيته قبل إعادة طباعة الملف الخاص به من الكمبيوتر.

 xiii.  يقوم العاملين بقسم السجلات الطبية بالإحتفاظ بسجل السجلات غير النشطة .

 xiv. بالنسبة لسجلات القصر يقوم العاملين بقسم السجلات الطبية بالإحتفاظ بها إلى ما بعد بلوغ الفرد سن الرشد .

  xv. يقوم العاملين بقسم السجلات الطبية بحفظ السجلات الخاصة بحالات الوفاة في أرفف منفصلة و يكتب عليها ( وفاه).

د‌-     اجراءات إتلاف / التخلص من البيانات :

  i.   يقوم كاتب السجلات الطبية وكاتب الأرشيف في أول شهر ديسمبر من كل عام بمراجعة السجلات الطبية و المحفوظات لإستخراج ما إنقضت عنه المدد المقررة لحفظه و يستحق الإستغناء عنه نهائيا" طبقا" للائحة المحفوظات .

ii. يقوم موظف السجلات الطبية بالاحتفاظ بكافة السجلات ذات الصلة بالدعاوى القضائية أو التحقيقات الأخرى ذات الطبيعة السرية أو الخطيرة بخزانة مغلقة و عدم التخلص منها  إلا بعد الانتهاء من الدعاوي القضائية ويجب عند إخراج هذا النوع من الملفات أن توضع في حافظة خاصة .

 iii.   يقوم مسئول السجلات الطبية بفصل الملفات الطبية التي انقضى عنها مدة الحفظ و يقوم باعداد قائمة حصر بها .

 iv.  يقوم مسئول السجلات الطبية بعمل طلب للتخلص من الملفات الطبية التى انتهى مدة حفظها و يرفع الي مدير عام المستشفى .

  v.   يقوم مدير عام المستشفى بتشكيل لجنة لمراجعة الملفات الطبية و التأكد من ضرورة التخلص منها و انقضاء المدد الزمنية الخاصة بها تشكل من : ممثل قانونى، المدير الإدارى، مدير المستشفى، مدير السجلات الطبية.

  vi.   بعد إعتماد القوائم من دار الوثائق القومية طبقا لنص القانون رقم 156 لسنة 1954 و القوانين المكملة له ثم خطاب موجة إلى هيئة المطابع الاميريه لتحديد موعد لتنفيذ الفرم ويتم الرد من قبل الهيئه بتحديد الموعد وكذلك عمل محضر بحضور الفرم للتاكدمن إتمام عملية الفرم والحصول على خطاب بذلك) .

 vii.   يقوم مقرر اللجنة بعد الموافقة على إعدام الملفات الطبية بتوثيق محضر إعدام للملفات الطبية موضحا أنواعها و أعدادها .

 viii.  فى حالات المرضى الذين قاموا بإجراء عمليات يقوم العاملين بقسم السجلات  بالاحتفاظ بتقرير العملية و التقرير الطبي النهائى  قبل التخلص من الملفات .

 ix.يتأكد أعضاء اللجنة من اعدام الملفات الطبية بالفرم .

   x.  يقوم مسئول السجلات الطبية بتسجيل ما تم إعدامه من الملفات الطبية في سجل إعدام الملفات الطبية مع حفظ صورة من محضر الإعدام في ملف خاص بها .

  xi.يحافظ العاملين بقسم السجلات الطبية والأرشيف على سرية البيانات والمعلومات أثناء إجراءات الإعدام .

5- المسئول :

العاملين بقسم السجلات الطبية والأرشيف

. المرفقات :

   ·   لا يوجد

7. .المراجع:

·      لائحة المحفوظات المصرية .

·      لائحة آداب مزاولة مهنة الطب 238/2003

·      لائحة المحفوظات الحكومية طبقا لقرار وزير المالية رقم 270 لسنة 2009