السجلات والتقارير بقسم الاستقبال والطوارئ

- السجلات والتقارير

يتضمن عمل هيئة التمريض بنوعياتها المختلفة من رئيسة التمريض- المفتشات– المشرفات وافراد هيئة التمريض كتابة العديد من التقارير وتسجيل البيانات الصحية والتمريضية.

وتعتمد عملية قياس الآداء والتخطيط للخدمات الصحية التمريضية على دقة التسجيل وكفاءة السجلات والتقارير ، لذلك يجب الإهتمام بالسجلات والتقارير بحيث تكون المعلومات صحيحة وكاملة ودقيقة ومسجلة بطريقة واضحة وتحفظ فى مكان أمين حتى لا يصيبها التلف أو الضياع .

- أهمية السجلات والتقارير

للسجلات والتقارير فؤائد هامة وعديدة يمكن تلخيصها فيما يلى :

1-   سجل لأعمال الوحدة وأعمال افراد هيئة التمريض من حيث الكم والنوع ليمكن الرجوع إليها عند الضرورة

2-   إحدى الوسائل التى تستعمل فى تقييم آداء الوحدة والعاملين .

3-   وسيلة الإتصال بين الموظف والرئاسات .

4-   آداة للإسترشاد عند تخطيط الخدمات الصحية والتمريضية .

5-   أداة للإسترشاد عند تنظيم برامج تعليمية والدورات تدريبية .

6-   وسيلة للتعرف على الحالة فى المجتمع والمشكلات والأمراض الشائعة وطرق علاجها .

7-   آداة لإجراء أبحاث مقارنة فى مجالات الصحة والتمريض .

8-   مستند يمكن الإعتماد عليه فى المشكلات القانونية لحماية العاملين والمؤسسات الصحية

- الصفات المميزة للتسجيل والتقرير الجيد

· الدقة والوضوح والأمانة فى التسجيل .

· أن تكون البيانات كاملة وصحيحة ومرتبة فى تسلل وموضوعية .

·  دقة التوقيت عند التبليغ عن معلومات معينة هامة أو حوادث أو كوارث لا تحتمل التأجيل إذ يجب أن يحدث التبليغ فوراً وفى الميعاد المحدد .

· يجب أن ينتهى التقرير بتوقيع المبلغ أو الكاتب والتاريخ وأيضاً الساعة أحياناً .

- تعريف السجلات وأنواعها

السجلات هى أداة إدارية تستعمل لحفظ وترتيب المعلومات ومنع تكرارها ، وهى تساهم فى تحيقيق أهداف الإدارة وفى العملية التعليمية وفى القيام بالأبحاث العلمية.

وفيما يلى أنواع السجلات المختلفة التى تستعمل فى المستشفيات والوحدات التمريضية :

1-   ملف المريض :

وهو المستند الذى يدل على نوعية الرعاية الصحية التى تعطى للمرضى أو المنتفعين بالخدمات الصحية فهى تشمل المعلومات التى تخص المريض منذ دخوله المستشفى أو زيارته الأولى للوحدة الصحية وكذلك الفحوصات المعملية الخاصة به والملاحظات وتفاصيل الإجراءات العلاجية وكذلك رد فعل المريض للعلاج والخدمات التى قدمت له.

كما أنها تحتوى أيضاً على السجلات الخاصة بالإستشارة للعلاج والعمليات الجراحية.وكذلك توجد بها أوراق منفصلة لتسجيل العلاج والأدوية .فهى ليست فقط سجلات لتجميع المعلومات عن المريض ولكنها تعتبر أيضاً وثيقة قانونية تستخدم عندما يلزم الأمر فى حالات القضاء ، ولذا فالبيانات التى يتضمنها ملف المريض يكون لها طابع الخصوصية .

وهناك جهود عديدة تبذل للرفع من مستوى كفاءة إستخدام السجلات كأداة إدارية فى جميع مستويات الخدمات الصحية .

ويستعمل سجل ( ملف ) المريض فى الأغراض الأتية :

· المساعدة على الوصول إلى التشخيص والعلاج .

· تسجيل الخدمات التى تعطى للمريض .

· المساهمة فى التعليم وإجراء الأبحاث .

· تستخدم كوثيقة قانونية هامة فى الحالات المعروضة على القضاء .

· تستخدم فى التحليل الكمى والكيفى عند تقييم الخدمات .

مسئولية افراد التمريض بالنسبة لملفات المرضى :

تنظيم وترتيب سجلات الجدد من المرضى والمترددات على أن يتضمن هذه الملفات الأتى :

·البيانات الشخصية للمرضى والمترددات كاملة .

·الإستمارات الخاصة بالعلامات الحيوية والخاصة بملاحظات افراد هيئة التمريض .

· إستمارات المعامل والأشعة والسجلات الأخرى للأقسام التخصصية .

· أوراق العلاج .

مسئولية رئيسة تمريض الوحدة تجاه حفظ سجلات المرضى :

1. يجب أن تحفظ السجلات بمكان أمين بعيد عن العبث والضياع .

2. عدم إعطاء السجلات للأخرين إلا فى حالة تحويل المريض أو للدراسة أو للطبيب المعالج .

3. عدم فصل أى ورقة من ملف المريض أو المترددة لأى سبب من الأسباب .

4. لا يسمح بقراءة السجلات لأى شخص من اقارب أو أصحاب أو عائلات المرضى إلا بإذن كتابى من مدير المستشفى أو الوحدة .

5. إعطاء إرشادات وتدريبات افراد التمريض الجدد عن كيفية تدوين الملاحظات الكاملة والصحيحة .

6. عند خروج المريض يجب التأكد من أن السجل منظم وصحيح وكامل قبل إرساله إلى المكتب المسئول عن حفظه .

7. يجب أن تحتوى سجلات المرضى والتقارير حالة تقدم المريض منذ دخوله وحتى خروجه من الوحدة وأن تكون التفاصيل كافية حتى يسهل إستخدامه فى متابعة حالة المريض كلما لزم الأمر ، وكذلك عند القيام بالأبحاث العلمية.

2- السجلات الخاصة بتدوين ملاحظات افراد التمريض :

وهذه تشمل تسجيل الملاحظات الدقيقة عن حالة المرضى والعناية التمريضية المعطاة لهم ، وتتضمن أيضاً المعلومات الخاصة المتعلقة بالأدوية والعلاج والغذاء والإرشادات الصحية وكذلك تسجيل ملاحظات عن الحالة الجسمانية والنفسية للمريض ورد فعل المريض للعلاج ومدى تكيفه للمرض وأى تغيير قد يطرأ على حالته .

الغرض من هذا السجل :

·   أن يكون هناك سجلاً موحداً ومتفقاً عليه من جميع العاملين بالمستشفى الواحد لكتابة الملاحظات بواسطة افراد التمريض لتيسير نقل المسئولية بين افراد التمريض أثناء ساعات العمل المختلفة.

·   تسهيل سرعة مراجعة حالة المريض وأداء العناية التمريضية .

·   التأكيد على أهمية تدوين ملاحظات افراد التمريض.

3- سجلات توزيع الواجبات على أفراد الفريق التمريضى :

·    وهى تتضمن أسماء أفراد هيئة التمريض العاملات بالوحدة وأسماء المرضى المسندة إليهن رعايتهم ، وكذلك الواجبات الخاصة المسندة لكل منهن ، ويجب أن يكون هناك نموذج موحد يملأ يومياً بواسطة رئيسة هيئة تمريض الوحدة ، ويجب وضع هذا السجل فى مكان واضح ومعروف للجميع

·    ويتضمن سجل توزيع الواجبات الأتى :

·    إسم افراد التمريض المسئولين .

·    إسم المريض .

·    التشخيص .

·    العناية التمريضية المحتاج إليها أو العلاج الخاص والأبحاث .

·    نوع الواجبات المسئولة عنها افراد هيئة التمريض مثل مساعدة الطبيب فى الفحص أو إعطاء العلاج للمترددات.

·    وكذلك الواجبات الخاصة مثل التحضير لإعطاء الحقن أو إعداد عربة الغيارات على الجروح .

الغرض من هذا السجل :

·   تبليغ أفراد الفريق التمريضى العاملين بالوحدات التمريضية بالمستشفيات والوحدات الصحية كتابة عن مسئولياتهم اليومية .

·   تحديد المسئولية التمريضية عن كل مريض .

·   أساس لتقويم الرعاية التمريضية المعطاة للمرضى .

4- جداول النوبتجيات :

·   هو سجل يتم تحضيره إسبوعياً ويومياً ويحدد الخطة الموضوعة لتغطية الوحدة التمريضية والصحية بالعمالة التمريضية على مدى 24 ساعة ويتضمن الأتى :

·   أسماء أفراد هيئة التمريض بالوحدة .

·   المستويات المختلفة لأفراد هيئة التمريض فى مجموعات على مدى إسبوع مفصلة لها 24 ساعة على عدد النوبتجيات .

·   إسم رئيسة التمريض فى كل نوبتجية .

·   ايام الراحات والأجازات المرضية والأعذار والغياب .

·   أوقات الإجتماعات وساعات الراحة والغذاء .

الغرض من هذا السجل :

·   يوضح تغطية الوحدات بالقوى التمريضية العاملة ومدى كفايتها .

·   يسجل حضور وغياب أفراد هيئة التمريض بالوحدة يومياً .

·   يعطى معلومات عن كافة الخدمات التمريضية بالنسبة لأعداد ومستويات القوى العاملة

·   كذلك يوضح عدد ساعات العمل لكل افراد التمريض

5- سجلات جرد العهدة :

·   سجلات معنونة لكل الأجهزة والأثاثات والأدوات والآلات مع تعريف كمية كل منها ومواصفاتها وحالتها .

الغرض من هذا السجل :

·   إمداد رئيسة التمريض بالمعلومات عن الأدوات المفقودة أو المكسورة أو المحتاجة إلى تكهين

·   إرجاع الزائد إلى المكان المناسب له وكذلك الأدوات المستعارة قبل عد أو جرد العهدة 

6- سجلات تقويم أداء العاملين :

·     وهى سجلات تستخدم لتقويم آداء العاملين سنوياً أو كل ستة شهور.

الغرض من هذا السجل :

·   قاعدة موضوعية يتم على أساسها ترقية العاملين وإعطائهم المكافآت والحوافز.

·   حافز للتقدم المهنى للعاملين .

·   يوضح اسباب سوء الآداء كما أنها تعطى التوصيات للعمل الجيد.

7- جداول الوقت :

للأعمال الروتينية والغير روتينية .

الغرض من هذا السجل :

·   يوضح وقت حدوث الأنشطة وهو يومى ، إسبوعى وشهرى .

·   فالجداول اليومية توضح أوقات حدوث الأنشطة الروتينية للوحدة .

·   جداول الوقت الشهرية مثل وقت تقديم التقارير الشهرية والطلبيات.

أنواع السجلات :

·   دفتر التسليم والتسلم .

·   دفتر احوال القسم .

·   دفتر العهدة .

·   دفتر الاحداث الغير متوقعة .

·   دفتر الصيانة .

·   دفتر الاعطال .

·   دفتر الدخول والخروج .

·   دفتر توزيع الاعمال و المهام .

·   دفتر تسليم وتسلم عربة الطوارىء .

·   دفتر تسليم وتسلم للتعقيم .

·   دفتر علاج المرضى .

·   دفتر التقارير الطبية .

·   دفتر صرف أدوية من الصيدلية  .

·   دفتر طلب الأشعة .

·   دفتر مفروشات  .

·   دفتر المنصرف اليومى .

 

- التقارير وأنواعها

التقرير عبارة عن رسالة شفهيه أو مكتوبة ، الغرض منها توصيل معلومات عن موضوع معين أو حادث للتسجيل أو التبليغ أو لإتخاذ إجراء معين وعادة أن التقارير ترفع من المرؤوس إلى الرئيس بصورة منتظمة وفى أوقات محددة ما عدا الحوادث والكوارث فإنها تبلغ فور حدوثها .

والتقرير الجيد هو الذى يوصل المعلومة بإسلوب واضح ودقيق بإستعمال الجمل البسيطة وبدون تكرار – وإستعمال كلمات واضحة ليس فيها غموض أو تحتمل أكثر من معنى – وتفادى إستخدام المبنى للمجهول – وإنتقاء الكلمات المناسبة التى توضح الغرض – مع تحرى الدقة فى الكتابة

ومراعاة أن يكون هناك وقت كاف للصياغة والمراجعة قبل التوقيع ، ويجب الإحتفاظ بصورة من التقرير للرجوع إليها عند اللزوم .

والتقرير عادة يتكون من الأجزاء الأتية :

إسم الشخص أو الجهة المرسل إليها التقرير

عنوان التقرير – ويجب أن يكون مختصراً وواضحاً ودالاً على موضوع التقرير

ملخص مبسط للموضوع

المقدمة وتشمل عرضاً سريعاً لتاريخ الموضوع وتطوره والملابسات الخاصة التى تحيط به من حيث الزمان والمكان والأشخاص 

جسم التقرير – أو الجزء الرئيسى من التقرير ويشمل عرضاً كاملاً للموضوع من واقع الملاحظة والمقابلات والوثائق

النتيجة التى توصل إليها كاتب التقرير ورأيه الشخصى للعلاج أو الحلول

الخلاصة والتوصيات

التوقيع والتاريخ

التقارير أنواع كثيرة :

منها النماذج المطبوعة والموحدة فى جميع المستشفيات والوحدات مثل التقارير  الإحصائية أو التقارير المرفقة بالعينات للمعامل أو طلب عمل اشعة …إلخ

وكذلك توجد تقارير شفهيه مثل التى تبلغها افراد هيئة التمريض لزميلتها فى النوبتجية اللاحقة كحالة بالنسبة لمريض معين أو علاج خاص مطلوب القيام به ، ويفضل أن تسجل هذه المعلومات فى تقرير كتابى أيضاً للرجوع إليه عند اللزوم .

وطرق الإتصال من الرئيس للمرؤس ( من أعلى إلى الأسفل ) تكون فى صورة اوامر إدارية أو تعليمات – دليل عمل –لوحة الإعلانات – وأحياناً تكون فى صورة تعليمات شفهيه ومعظم الإتصالات المكتوبة التى تسير إلى اسفل من الإدارة إلى العاملين تصدر فى شكل أوامر إدارية ، دليل عمل ، لوحة الإعلانات

أما البيانات والمعلومات المكتوبة التى توصل من العاملين إلى أعلى فربما تتضمن بيانات ومعلومات إحصائية عن كمية ونوع الخدمات والتقارير المكتوبة من المرؤوسين للرؤساء ربما تؤثر على تخطيط الخدمات وعلى أخذ القرارات الخاصة بحل المشاكل مما ينتج عنه إنجاز الأهداف ، والإدارة الجيدة تعطى الإرشادات والتوجيهات للعاملين عن نوعية البيانات والمعلومات الإحصائية التى يجب أن يتضمنها التقرير الخاص بكل قسم أو وحدة تمريضية .

أما التقارير المعدة بواسطة المشرفات أو رئيسات التمريض والمفتشات عادة ما تكون متصلة بحل المشاكل وما تم إجراؤه وما يجب عمله وكذلك تقويم للإنتاج الحالى ونوعية الرعاية مع تقديم الإقتراحات لحل المشاكل التى تكون خارج تحكمهم وسلطاتهم ، ويمكن الإحتفاظ بالتقارير المكتوبة كوثائق ومصدر يمكن الرجوع إليه إذا كانت تحتوى على معلومات صحيحة ودقيقة وحقيقية .

 

التقارير الخاصة بإدارة الخدمات التمريضية :

 

1- تقرير إستلام وتسليم النوبتجية :

ضرورياً كوسيلة إتصال لنقل المعلومات ومتابعتها من مجموعة افراد التمريض إلى مجموعة أخرى أثناء العمل اليومى على مدار 24 ساعة ، هذه التقارير الكتابية تمد افراد هيئة التمريض بملاحظات عن المرضى وما حدث لهم خلال الفترة السابقة لعملهن ، ومن أهمية هذا التقرير أن عدد كبير من افراد التمريض وأعضاء الفريق الصحى يجتمعن مع رئيسة التمريض لإعطاء البيانات اللازمة قبل كتابة التقرير وإثارة أى أسئلة والوصول إلى إيضاحات وحلول للمشاكل  فتقرير النوبتجية يجعل افراد هيئة التمريض على علم بما حدث .

2- التقرير اليومى :

وهذا التقرير يكتب بواسطة رئيسة تمريض المستشفى للمدير لإحاطته عن :

الحالة العامة للمستشفى .

إحصائية المرضى التى حدث لها تغيير أو مضاعفات .

حالات المرضى التى حدث لها تغيير أو مضاعفات .

حالات المرضى التى تتبع علاجاً أو أبحاثاً معينة .

حالات الدخول والخروج والتحويل والوفيات .

الحالات الحرجة .

الخطة التى تتبع فى حالة حدوث الطوارئ .

جميع الحالات المصابة بحرارة مرتفعة خصوصاً بعد الولادة .

شكوى المرضى أو المنتفعين بالخدمات .

     وتوجد أشكال كثيرة لمثل هذا النوع من التقرير العام اليومى .

3- تقرير إحصاء المرضى :

وهو العدد الرسمى لعدد المرضى بالقسم الداخلى للرعاية أو بأقسام المستشفيات فى وقت محدد وغالباً عند منتصف الليل و افراد التمريض السهرانين مسئولين عن كتابة هذا التقرير والغرض منه معرفة عدد المرضى بالقسم الداخلى فى أى وقت ونسبة إشغال الأسرة وعدد الأسرة الخالية.

4- تقارير عن مشاكل العمل ومدى التقدم فى إتباع الحلول المقترحة :

إن كتابة التقارير الخاصة بمشاكل العمل مع إعطاء التوصيات لحلها يكون آداة مؤثرة للحصول على الحقائق وللمساعدة على توجيه المناقشة لمشكلة خاصة فى الإجتماعات وكذلك تعطى إرشادات لنظام المتابعة .

كما تساعد هذه التقارير افراد التمريض الأخرين وجميع أفراد الفريق الصحى والرؤساء فى معرفة الأسباب الحقيقية خلف هذه المشاكل ، حتى يستطعن مواجهة ما يحدث من مشاكل متشابهه فى المستقبل وعند تقييم التقدم فى حل هذه المشاكل وفى تحقيق الأهداف المرجوة من العمل .

ويجب إتباع التالى عند كتابة التقارير الخاصة بمشاكل العمل :

• تعريف المشكلة وحجمها .
• إعطاء بيان دقيق عن الأخطاء وما يراد إصلاحه .
• تحليل الأسباب التى أدت إلى هذه الأخطاء .
• تذكر جذور المشكلة كما يراها كاتب التقرير .
• الحلول المقترحة للتخلص من اسباب المشكلة مع إيضاح الأشخاص الذين سيقومون بتنفيذ الحلول

5- تقارير عن الحوادث والمواقف الطارئة :

من مسئوليات هيئة التمريض الحفاظ على سلامة ورفاهية المرضى والمنتفعين بالخدمات الصحية بالمستشفيات والوحدات الصحية .

فهن مسئولات عن تنفيذ ومتابعة الخطط العلاجية والتمريضية لهؤلاء المرضى ، وكذلك عن تفادى الحوادث والأخطار التى قد تطرأ فى المستشفيات والوحدات الصحية ، ومن أجل تبصير وتحديد واجبات أفراد هيئة التمريض فى حالة الكوارث أو حالة الطوارئ ، يجب تعريفهن على نظام المستشفى أو الوحدة وكيفية تبليغ رؤسائهن فى العمل عند حدوث الكوارث الداخلية وكذلك كيفية القيام بواجباتهن حيالها .

ولذا كان من أهم واجبات إدارة الخدمات التمريضية بالمستشفيات والوحدات الصحية إتباع نظام خاص بتبليغ حدوث مثل هذه الأخطاء والحوادث فور وقوعها ، وأن تنبه وتدرب افراد هيئة التمريض عند إستلامهن للعمل على ضرورة تبليغ هذه الأخطاء والحوادث للمسئولين ومن أكثر طرق التبليغ فاعلية هو كتابة التقارير الخاصة بالحوادث والطوارئ

 

6- تقارير أخطاء إعطاء العلاج :

قد تحدث مثل هذه الأخطاء من أفراد الهيئات التى تتعامل فى إصدار العلاج أو حفظه أو إعطائه للمريض ، مثل هيئات التمريض والصيادلة والفنين وقد يدل ذلك على أنهم لم يتبعوا الإجراءات اللازمة الخاصة بالمستشفى فى إعطاء العلاج وصرفه وكذلك قد يكون هذا دلالة على أن أوامر الطبيب لا بد وأن تكون مكتوبة بدقة ووضوح ، وأن إرشادات الصيدلية المكتوبة على العبوة لا بد أن تكون مكتوبة أيضاً بدقة ووضوح .

ومن تحليل التقارير الخاصة بالحوادث التى تحدث للمرضى أثناء إقامتهم بالمستشفى أو زيارتهم للوحدات الصحية يظهر النقص فى الدقة من القائمين على العناية بالمرضى ، فمثلاً الإهمال فى عدم إتباع التعليمات الصادرة بواسطة رئيسة التمريض والخاصة بحجرة العمليات والواجب إتباعها بواسطة هيئة التمريض والأطباء كعد فوط الفنيك قبل غلق الجرح اثناء العملية حتى يكتشف النقص فى هذه الفوط قبل فوات الفرصة وذلك لتتحمل المستشفى هذه المسئولية إلى جانب الأطباء وهيئة التمريض.

وكذلك قد تحدث حوادث للعاملين بسبب عدم إتباع الإسلوب والطرق المناسبة فى العمل ، فمثلاً عند عدم فحص البياضات قبل وضعها فى الوعاء الخاص بها لإرسالها للمغسل ربما تعرض العاملين بالمغسل للإصابة بالجروح من سرعة ترك المشارط أو آلات حادة بها .

لكل من هذه الأمثلة يظهر أن أفراد هيئة التمريض لهم دور فعال وهام فى منع الحوادث والأخطاء التى قد يصاب من جرائها المرضى والعاملين والتى قد تحدث للمريض أثناء تواجده بالمستشفى ، ولذا فإن التقارير الخاصة بحالة المريض الجسمية والعقلية يجب أن تسجل بملف المريض ويتم تبليغها لرئيسة التمريض والطبيب المسئول فى حينه وذلك مثل ظهور قرح الفراش أو الإصابة بالقمل وكذلك رد الفعل غير المرغوب فيه لعلاج ما مثل حدوث قشعريرة (رعشة) عند إعطاء المحاليل بالوريد والحقن فيجب تسجيلها وتبليغها للمختص كحوادث وتسجيلها كتابة فى تقرير .       

ويتضمن تقرير الحوادث الطارئة وأخطاء العلاج الأتى :

• إسم المريض والتشخيص .
• تاريخ الدخول أو التردد أو الزيارة .
• وقت ملاحظة الموقف وتبليغه .
• ماذا تم لمنع حدوث الحالة .
• ملابسات الموقف وأبعاده والعوامل غير العادية التى أثرت على البيئة وقت حدوث الموقف .
• الخطوات التى أتخذت لتقويم الموقف ولعلاج الخطأ .
• التاريخ ، إمضاء الأفراد كاتبى التقرير .
• إقتراحات رئيسة التمريض لمنع حدوث مثل هذا الخطأ ويرسل إلى مدير المستشفى أو الوحدة الصحية .

 

7- التقارير الخاصة بشكاوى المرضى :

يجب أن تبلغ شكوى المريض فى الحال لرئيسة التمريض ومن الأهمية أن تتعرف كل من قائدة الفريق التمريضى وأفراده على شكوى المرضى واقاربهم منذ بداية الشكوى حتى لا تتفاقم وحتى يسهل دراسة الخطط التمريضية وتحليلها لإيجاد الحلول المناسبة فى الوقت المناسب .

ومن الممكن أن تكون الشكاوى المقدمة من المرضى واقاربهم والخاصة بنوعية الخدمات المقدمة بمثابة نوع من الإشتراك الفعال لتوجيه هذه الخدمات لما فيه مصلحة المرضى والعاملين والمؤسسة على السواء وذلك عن طريق إشراك المريض فى تنفيذ الخطة الموضوعة للعناية به ، ولذلك يجب على أفراد هيئة التمريض النظر بموضوعية لشكوى المريض ومساعدته لتقبل التكيف المتطلب أثناء بقائه بالمستشفى ولتنفيذ علاجه ولتقبل التعلميات الصحية .

ويتضمن مثل هذا التقرير الأتى :

• مضمون الشكوى ومبرراتها كما وردت بواسطة المريض .
• الإجراءات التى أتخذت للتغلب على الشكوى .
• النتيجة .
• التاريخ والإمضاء .

8- التقارير الإدارية :

أحياناً ما تطلب السلطة التنفيذية والمديرون بالمستشفيات والوحدات الصحية كتابة وتقديم التقارير الشهرية أو ربع سنوية أو سنوية من كل قسم او وحدة بالمؤسسة أو المستشفى ، قسم الخدمات التمريضية ربما تطلب تقارير مكتوبة ودورية من رئيسات التمريض والوحدات التمريضية بالمستشفى وكذلك غالباً ما تطلب مفتشات التمريض تقارير شهرية من رئيسات تمريض الوحدات الصحية .

ويتضمن مثل هذا التقرير الأتى :

• سرد مختصر لأنشطة الوحدة ونوعية العمالة التمريضية وعدد ساعات العمل والنوبتجيات وإحصائيات خاصة بالولادات وحالات الدخول والخروج والوفيات والزيارات المنزلية .
• الإمكانيات الحالية من الآلات والأدوات وحالة الصيانة .
• المشاكل التى تؤثر على العناية التمريضية بالنسبة للأيدى العاملة والبيئة والآلات والأدوات .
• سرد لأسباب إحداث التغيير فى نمط العمل من ناحية العمالة أو الموارد ونتيجة هذا التغيير مع إعطاء الدلائل والمؤشرات التى تثبت هذه التغيرات ونتائجها .
• ويجب أن تأخذ هذه التقارير مأخذ الجدية من الرؤساء وأن تتابع نتائجها حتى يتم إحداث التغيرات المطلوبة لرفع مستوى الخدمات بالوحدات الصحية ، فإذا لم تؤخذ مأخذ الجدية تعتبر هذه التقارير مضيعة للوقت والطاقة وتصبح غير منتجة.